KI im Qualitätsmanagement: Tipps und Tools für die Arbeitsentlastung
Haben Sie schon an Künstliche Intelligenz (KI) im Qualitätsmanagement (QM) gedacht? Falls nicht, folgt hier unsere herzliche Einladung, dies zu tun. Die Anwendungsfelder werden Sie begeistern und unsere Tipps und Tools werden Ihren Weg hin zur Arbeitserleichterung ebnen.
Warum eigentlich KI im Qualitätsmanagement?
Der Kern des Qualitätsmanagements ist Optimierung. Ob interne Prozesse, die Unternehmensstruktur, das eigene Wissensmanagement, Produkte und Dienstleistungen oder der Austausch mit den Kund:innen – QM steht im Zeichen der Verbesserung. Gleichzeitig vereinfacht es ein gut umgesetztes QM-System, diese Ziele zu erreichen.
Die Parallelen zur Künstlichen Intelligenz zeichnen sich ab. Denn auch sie setzt auf Effizienzgewinn und spart wertvolle Ressourcen. Mit doppelter Kraft voraus gehen aus der Verbindung von QM und KI schließlich weitere Benefits hervor: Fehlerminimierung und somit gesteigerte Produktqualität, reduzierte Kosten, Profitabilität und entscheidende Wettbewerbsvorteile.
KI im QM – Spielerei oder Gamechanger?
Was wirklich dran ist am KI-Hype – und was QM-Software wirklich braucht.
Aller Anfang ist leicht!
Viele Organisationen wenden sich dennoch vom Einsatz Künstlicher Intelligenz ab. Der erwartete Aufwand, Datenschutzbedenken oder schlichte Skepsis entwickeln sich schnell zu K.-o.-Kriterien. Vier Tipps schaffen eine solide KI-Basis.
- Datenschutz: Verantwortliche müssen stets den Datenschutz im Blick behalten. Speisen Mitarbeiter:innen personenbezogene Daten in ein KI-System ein, müssen sie die Datenschutzbestimmungen, allen voran die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einhalten. Behandeln Sie dieses Thema mit oberster Priorität! Tipp: Lassen Sie es! Verwenden Sie keine personenbezogenen Daten, wenn Sie KI benutzen, oder anonymisieren Sie die Daten.
- Zielsetzung: Welche Anwendungsbereiche sind denkbar und was braucht es für die Nutzung? Was genau soll die KI verbessern? Welche Daten stehen zur Verfügung? Bevor sich Organisationen an den Einsatz von KI-Anwendungen wagen, sollten sie Ziele für den Output formulieren. Überprüfen Sie auch regelmäßig, ob sich diese erfüllen lassen.
- Kontrolle: KI ist nicht unfehlbar und kann Verzerrungen, Lücken oder Fehler aufweisen. Daher ist in diesem Fall Kontrolle besser als Vertrauen. Checken Sie KI-Ergebnisse stets gegen – oft genügt schon gesunder Menschenverstand. Die (kostenfreie) Version ChatGPT 3.5 beispielsweise wurde bis Januar 2022 trainiert. Informationen zu Ereignissen, Entwicklungen und Co. nach diesem Datum existieren nicht.
- Schulungen: Um die KI-Möglichkeiten auszuschöpfen, müssen Unternehmen ihr Team für die Tools sensibilisieren – einerseits für den richtigen Umgang (Datenschutz), andererseits um Kenntnisse und Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern (Effizienzgewinn). Gerade im Umgang mit gängigen KI-Tools wie ChatGPT kann bereits eine Schulung zu den Befehlen an den Chatbot, den sogenannten Prompts, Licht ins KI-Dunkel bringen.
Die goldene KI-Regel: Geduld
Neben Datenqualität, -schutz, Zielsetzung und Ergebniskontrolle gilt es, einen weiteren Aspekt zu berücksichtigen: Die KI-Nutzung erfordert Geduld. Jede gute Case-Überlegung braucht etwas Vorarbeit in Form zielführender Anforderungen an die KI.
Eine Idee für mehr Struktur: Fragen Sie sich, wann Sie KI als Strategen, wann als Kreativen und wann als Assistenten benötigen. Dann erstellen Sie einen Prozess und/oder etablieren neue Gewohnheiten. Notieren Sie sich dafür beispielsweise Auslöser: „Immer, wenn ich XY mache, nutze ich die KI auf die Weise Z.“
Anwendungsfelder: KI(-Tools) im Arbeitsalltag
Nun lassen Sie uns konkret werden: Wo kann KI Qualitätsmanagementbeauftragte unterstützen? Und welche Tools avancieren bereits zu wertvollen „Teamkollegen“?
Texten leicht gemacht
Ob Arbeitsanweisungen, operative Dokumente, Beiträge fürs Intranet oder QM-Handbücher – die Liste QMB-erstellter Texte ist umfangreich. Gut, dass KI-Anwendungen zur Verfügung stehen, um den damit verbundenen Zeitaufwand zu senken.
Tool-Tipps
Dass hier ChatGPT als Allrounder an der Spitze thront, verwundert angesichts der vielversprechenden Ergebnisse nicht. Doch auch andere Anbieter stellen gute Alternativen bereit.
Neuroflash und Jasper – Tools, die für die Erstellung von Marketingtexten entwickelt wurden – können beispielsweise auch die redaktionelle Arbeit eines QMB unterstützen. Sie bieten verschiedene, teils über 100 Formatvorlagen. Hier genügt die Auswahl einer Textsorte (zum Beispiel News, Blogbeitrag, Wiki-Eintrag, Produktbeschreibung) und schon passt sich das Wording an den jeweiligen Grundton an.
Probieren Sie auch einmal, der KI den Schreibstil Ihres Unternehmens beizubringen. Dafür fordern Sie die KI auf, aus Ihren Textproben zu lernen und den verwendeten Stil für sich zu übernehmen.
Meetingnachbereitung mit KI-Protokollen
In Sekundenschnelle ein Meetingprotokoll erstellen – inniger Wunsch vieler QM-Beauftragten. Nun erfüllt er sich! Denn KI-Tools setzen nicht nur Dokumentenzusammenfassungen gut um. Auch der zeitintensiven, manuellen Erstellung von Meeting-Zusammenfassungen sagen die technischen Arbeitserleichterer ade.
Tool-Tipps
ChatGPT kann, um seiner Allrounder-Rolle gerecht zu werden, selbstverständlich auch diese Aufgabe leisten. Schnell fasst die KI bereitgestellte Meeting-Aufzeichnungen zusammen. Mit einer Anbindung an Canva können Verantwortliche zusätzlich eine Präsentation erstellen – wo gewünscht.
Ebenso erwähnenswert: Fireflies. Aus Audioaufnahmen generiert die KI-gestützte Plattform automatisch Meetingprotokolle. Dafür genügt eine Integration in gängige Videokonferenzsysteme. Das separate Hochladen einer Datei in die KI wie bei ChatGPT entfällt somit. Ein Hoch auf die Zeitersparnis!
Datenanalysen – in Sekunden statt Tagen
„Du bist mein Daten-Analyst.“ Ein Satz, der als Prompt wahre Wunder bewirkt. Wollen QM-Beauftragte beispielsweise herausfinden, wie viele Mitarbeiter:innen ihre hinterlegten Prozesse nutzen, ist KI der richtige Ansprechpartner. Dafür analysiert die Künstliche Intelligenz eine Vielzahl von Daten, wertet diese aus, visualisiert sie und wandelt sie in Berichte um. Ein weiteres Szenario: Einfach Daten aus Audit-Prozessen mit KI analysieren und automatisch Berichte erstellen lassen.
Tool-Tipp
Direkt in ChatGPT integriert ist für diese Fälle Advanced Data Analysis. Hier genügt ein Prompt mit klaren Anforderungen an die KI wie auch ein Daten-Upload (Tabellen, Datensätze, …) und die Datenanalyse startet.
Antworten auf Fragen: (Dokumenten-)Inhalte suchen und finden
Volltextsuchen sind bereits in vielen QM-Systemen Standard – und bringen Erleichterung. Mit KI lässt sich diese noch weiterführen. Kommt QMBs das richtige Schlagwort einfach nicht in den Sinn, stoßen sie aktuell an technische Grenzen. Deshalb rückt KI die Inhalte in den Fokus: Sie versteht, wovon ein Text handelt, und findet auch ohne passendes Wording in der Suchanfrage Treffer. Selbst komplexe Fragen können User:innen stellen und gelangen effizient und schnell zur richtigen Information.
Erst der Anfang: QMB-Inspiration
Mit diesen Anwendungsbereichen ist aber nur das erste Kapitel für QM-Beauftragte geschrieben. Denn die KI-Geschichte zieht weite Kreise.
- Videoproduktion: Sie bekommen regelmäßig graue Haare bei der Erstellung von Videos für Handbücher? Dann versuchen Sie sich an KI-Video-Generatoren (z. B. Canva, Synthesia, HubSpot).
- Präsentationen: Für Präsentationen fehlt Ihnen oft die Inspiration? Formulieren Sie einfach, was eine Folie enthalten soll, und Tools wie Beautiful AI oder Plus KI übernehmen den Rest – inhaltlich und optisch ansprechend.
- HTML: Sie haben Anpassungswünsche ans Intranet oder QM-System, aber Ihnen fehlt der HTML-Background? Wenn der Texteditor Sie an Ihre Grenzen bringt, greifen Sie zu KI und lassen Sie sich entsprechende Quellcodes ausgeben – auch da hilft ChatGPT.
Gamechanger für den Arbeitsalltag: Weiterdenken!
Zeitgewinn: Dieses Versprechen erfüllt KI im Qualitätsmanagement in verschiedenen Bereichen. Um nicht zwischen QM-System und KI-Tool hin und her springen zu müssen, lohnt sich ein Blick in Ihre QM-Softwarelösung. Tüfteln Expert:innen bereits an KI-Integrationen?
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